Organiser des rencontres professionnelles

Sur le site de l'OFAJ, il est possible de commander de la documentation (support d’accompagnement pédagogique ou de promotion) : https://www.ofaj.org/formulaire/demande-documentation

La demande complétée et signée, accompagnée d'un programme prévisionnel, doit être envoyée par mail au centre des services partagés de l'OFAJ (csp@ofaj.org) au moins trois mois avant le début du projet.

Si votre structure dépend d’une Centrale de l’OFAJ, vous devez adresser votre demande de subvention à celle-ci.

1. Le groupe qui voyage dépose la demande pour se rendre dans le pays partenaire. 
2. Si le groupe français et le groupe allemand logent ensemble dans un tiers lieu, la structure établie dans le pays où a lieu la rencontre dépose la demande au nom des deux groupes et gère les dépenses. 
3. En cas de rencontre dans un pays autre que la France ou l'Allemagne, c'est le partenaire allemand ou français qui doit déposer la demande.

Une demande de subvention distincte doit être déposée pour chaque phase de projet et pour chaque rencontre. Une phase de projet se distingue des autres phases de projet par un écart temporel, des lieux de nuitées différents ou des formats de rencontre différents (présence, hybride, en ligne). Les coûts du projet peuvent être subventionnés pour un maximum de 10 jours par phase de projet.

Le jour d'arrivée et le jour de départ sont comptabilisés ensemble comme un seul jour de programme. Exemple : si l'arrivée a lieu le lundi et le départ le vendredi, la durée du projet est de quatre jours de programme. Pour simplifier, il est également possible de ne compter que les nuitées.

La distance à vol d'oiseau peut être calculée à l'aide de ce calculateur : https://calculator-distance.netlify.app/

Rappel : Les voyages en avion ne peuvent être pris en compte que si la durée prévue du voyage en train de gare grande ligne à gare grande ligne est supérieure à 8 heures.

Oui, les dépenses et les recettes doivent être équilibrées (même montant). Pour équilibrer le bilan, d'autres sources de financement doivent être renseignées dans les recettes.

Il doit y avoir au moins deux personnes accompagnatrices (une personne par pays) pour guider et accompagner la rencontre.

Oui, un séjour réciproque doit avoir lieu dans le pays partenaire et doit être indiqué dans la demande (même si les dates exactes ne sont pas encore fixées). Cette deuxième rencontre peut avoir lieu au cours d'une autre année scolaire ou civile.

Pour les projets qui ne prévoient pas de rencontre entre participants des deux pays, l'OFAJ peut éventuellement attribuer une subvention 1234 (subvention forfaitaire maximale de 1 234 €). Veuillez noter que pour ce type de projet, il faut remplir le formulaire "Autres projets".

https://www.ofaj.org/programmes-formations/projets-1234#1

Nous pouvons subventionner les jeunes jusqu’à l’âge de 30 ans inclus. Pour les jeunes professionnels, en recherche d’emploi ou en apprentissage, la limite d’âge est fixée à 35 ans.

Oui, l'OFAJ a des thèmes prioritaires qui correspondent aux orientations de l’OFAJ. Vous trouverez les orientations actuelles ici : https://www.ofaj.org/sites/default/files/media/orientations-2023-2025.pdf

Les frais suivants ne sont pas pris en charge : activités purement touristiques, activités de loisirs, frais de visa, frais d'annulation, assurances, frais de préparation de la rencontre (par exemple, honoraires ou frais de personnel), cotisations de sécurité sociale, pourboires, frais de taxi, dépenses d'investissement (exceptions : voir les Directives), cadeaux, cours de langue, dépenses d'un autre exercice budgétaire, projets commerciaux à but lucratif, travaux de construction (projets d'infrastructure) ou dépenses qui ne sont pas directement liées au projet.

L'OFAJ subventionne des échanges de groupes comprenant au minimum 4 et au maximum 21 nuitées sur place. Seules les rencontres transfrontalières permettent de diviser le projet d'échange en 2 à 4 phases sur une année civile.

En général, 1 personne accompagnante peut être subventionnée pour 5 participants à un projet de groupe.

Oui, les subventions sont cumulables avec Erasmus+ par exemple, mais pas avec les subventions du Fonds citoyen franco-allemand ou de ProTandem.

L'OFAJ finance jusqu'à 80 % des coûts suivants : frais d'honoraires (interprètes, conférenciers, animateurs, techniciens, etc.), frais temporaires de location ou d'équipement. De manière générale, l’OFAJ peut financer des projets hybrides (en présentiel et en ligne) et, dans certains cas exceptionnels, également des projets qui se déroulent à 100 % en ligne.

L'OFAJ ne prend pas en charge les frais occasionnés par le désistement de participants prévus, quelle que soit la raison du désistement (maladie, météo ou autre).

Chaque projet doit être cofinancé par le porteur de projet à hauteur d'une part appropriée. Cela peut inclure des fonds propres, les contributions des participants et d'autres fonds tiers. L'OFAJ ne peut pas prendre en charge l’intégralité du financement d’un projet.

Il est possible de demander une subvention seulement pour une partie des frais encourus. Cela peut être nécessaire si, par exemple, d'autres organismes de financement ne subventionnent pas les frais de voyage.

Dans le cadre de la promotion linguistique, une subvention forfaitaire de 170 € maximum par jour est accordée à condition qu'une animation linguistique d'une durée minimale d'une heure soit organisée. Pour en apporter la preuve, les périodes d'animation linguistique dans le programme ainsi que le travail spécifique effectué dans ce domaine doivent être expliqués dans le rapport final. Les frais de cours de langue ne sont pas financés dans le cadre de l'animation linguistique.

Pour les projets de groupe binationaux, le nombre de participants de France et d'Allemagne doit être équilibré (si possible 50 % de chaque pays, mais au moins un tiers de l'un des deux pays).

Oui, la phase en ligne des rencontres hybrides peut être subventionnée à hauteur de 3 000 € maximum. La subvention pour la partie en présentiel est subventionnée comme une rencontre classique.

Oui, la subvention totale peut être utilisée pour tous les coûts éligibles. Les frais de promotion linguistique en sont toutefois exclus.

Les voyages en avion ne peuvent être pris en compte que si la durée prévue du voyage en train de gare grande ligne à gare grande ligne est supérieure à 8 heures.

Le premier et le dernier voyage sont considérés comme des frais de voyage (les autres voyages ou même les frais de transport sur place peuvent être comptabilisés dans les frais du projet). Le calcul se fait sur la base de l’aller simple. Si les lieux de départ et de retour sont différents, le nombre total de kilomètres parcourus à l'aller et au retour est divisé par deux. La subvention maximale pour les frais de voyage est de 0,16 €/km.

Après l’attribution de la subvention, le demandeur reçoit un acompte de 60 % du montant de la subvention. Le solde est versé après dépôt et contrôle du décompte. S'il y a moins de dépenses ou si des dépenses ne peuvent pas être prises en charge par l'OFAJ, le paiement du solde sera ajusté ou un reversement sera éventuellement nécessaire.

En général, les pays d'Europe centrale et orientale (PECO), d'Europe du Sud-Est (ESE), du Partenariat oriental de l'UE et du pourtour méditerranéen ainsi que les pays européens en situation de crise sont éligibles à des rencontres trinationales. Il est également possible d'organiser des projets trinationaux avec d'autres pays européens si l'un des thèmes prioritaires de l'OFAJ est couvert.

L'OFAJ peut soutenir des projets de groupe trinationaux auxquels des jeunes d'un autre pays participent. Pour chaque projet, la proportion de participants issus d'un autre pays ne doit pas dépasser un tiers du nombre total de participants. Au moins 4 personnes (3 participants et 1 personne accompagnante) d'un autre pays doivent participer au projet.

Terme administratif désignant les jeunes qui subissent des désavantages et/ou des discriminations ayant pour conséquence de rendre plus difficile ou de limiter leur accès à la mobilité internationale.

Voir la définition de "Jeunes ayant moins d'opportunité" dans le glossaire à la fin des Directives : www.ofaj.org/directives

Les frais de base majorés ne peuvent être demandés que pour les jeunes ayant moins d'opportunités et les personnes qui les accompagnent lors du projet, à condition qu’il s’agisse bien d’accompagner ces participantes et participants.

Oui, il est possible de demander un forfait majoré pour les frais de base et les frais de projet.